Mahi Tahi 财务主管文件至 Xero 发票导入

开始导入到 Xero 流程

这是什么？

我们创建了一个应用程序，它使用财务主管报告中的数据（CSV 格式，因为它直接来自 Mahi Tahi）在 Xero 中自动创建草稿发票。

流程

1. 下载您的财务报告
2. 使用上方的开始按钮将 Xero 连接到我们的自定义应用程序。
3. 从您的电脑中选择财务报告文件。
4. 请输入各部分的默认文字、会员费和总账科目代码。
5. 提交后，所有发票草稿都会保存在 Xero 系统中，等待您进行修改。
6. 之后我们将断开与您的Xero账户的连接，并删除您刚刚上传的文件。
7. 如果您有新会员，您需要在 Xero 中调整他们的发票，以添加新的会员费，或按会员期限比例计算费用。
8. 如果您有任何享受折扣的会员，您需要在 Xero 中对这些发票进行贷记/删除/调整。
9. 我们的系统不会自动发送发票。您需要登录 Xero 并审核发票草稿，然后批准发送。

更深入的技术考量

您可能已经拥有一个运行良好的系统，我也理解您不希望出现大量重复的成员记录……所以请继续阅读。

发票将以青少年的姓名作为联系人/客户名称创建，例如“Smith - Jane”（例如 Xero 联系人组织名称）。

联系人记录中的姓名将是家长/监护人的姓名，例如“Mary”和“Smith”（其中 Mary 是 Jane 的妈妈）。

童军国家数据库编号将分配给联系人帐户 ID（如果不存在）。

Xero 同步功能使用联系人/客户姓名或账户 ID 进行同步……我们的测试表明，这种方式运行良好。如果该成员没有对应的账户 ID，系统似乎也会自动添加账户 ID。我们根据自身需求定制了名称格式。测试始于 2024 年第三学期。

如果出错，您可以直接在 Xero 中选择所有草稿发票，删除它们，然后重新开始。不过，您可能还需要清理重复的成员记录……（或者，您可以将它们合并，然后开始使用新格式）。

隐私政策

此过程不会在我们的服务器上记录任何数据。我们不会存储您的 Xero 凭证，也不会存储您的令牌。操作完成后，我们会立即断开应用程序连接。

您的财务报表只会短暂地保存在我们的服务器上。一旦发票导入 Xero（几乎是立即完成），我们的服务器就会自动删除该文件。如果出现任何错误，文件目录将在夜间被删除。

条款和条件

此应用程序由 Website World 提供，旨在为童军社群提供服务。

此应用程序仅供新西兰童军管理员使用，且必须使用MahiTahi格式的财务报告。请勿将此应用程序用于任何其他文件或格式。

应用开发者

此应用程序由 Hawke Group（MoanaRua Zone）的领导者之一 Reuben Jackson 创建，并由……托管。 网站世界如果您想托管您的童子军网站，请考虑联系 Website World。:-)