Importación de facturas de Mahi Tahi Treasurer a Xero

Iniciar el proceso de importación a Xero

¿Qué es esto?

Creamos una aplicación que genera automáticamente borradores de facturas en Xero, utilizando los datos del informe del tesorero (en formato CSV, tal como provienen directamente de Mahi Tahi).

El proceso

1. Descarga el informe de tu tesorero
2. Utilice el botón de inicio de arriba para conectar Xero con nuestra aplicación personalizada.
3. Seleccione el archivo del informe del tesorero desde su ordenador.
4. Ingrese el texto predeterminado, las cuotas de membresía y los códigos GL para cada sección.
5. Envía las facturas y todos los borradores deberían estar en Xero esperando a que realices cambios.
6. A continuación, nos desconectaremos de tu cuenta de Xero y eliminaremos el archivo que acabas de subir.
7. Si tienes nuevos miembros, deberás ajustar sus facturas en Xero para añadir las cuotas de nuevo miembro o prorratear el plazo.
8. Si tiene algún miembro con descuento, deberá abonar/eliminar/ajustar esas facturas en Xero.
9. Nuestro sistema no enviará las facturas. Debe iniciar sesión en Xero, revisar los borradores de las facturas y aprobar su envío.

Consideraciones técnicas más profundas

Puede que ya tengas un buen sistema funcionando, y entiendo que no quieras muchos registros de miembros duplicados... así que, por favor, continúa leyendo.

Las facturas se crearán a nombre del joven como nombre de contacto/cliente: por ejemplo, "Smith - Jane" (por ejemplo, el nombre de la organización de contacto de Xero).

El nombre y apellido que figurará en el registro de contacto serán los del padre/tutor, por ejemplo, "Mary" y "Smith" (donde Mary es la madre de Jane).

El número de base de datos nacional de los scouts se asignará al ID de cuenta de contacto (si no existe ninguno).

La sincronización de Xero utiliza el nombre del contacto/cliente o el ID de la cuenta para sincronizar... Esto parece funcionar bien en nuestras pruebas. También pareció agregar el ID si no existía un ID de cuenta para el miembro. Adaptamos el formato del nombre a nuestras necesidades. Comenzamos las pruebas en el tercer trimestre de 2024.

Si cometes un error, puedes seleccionar todas tus facturas en borrador en Xero, eliminarlas y empezar de nuevo. Sin embargo, también es posible que tengas que eliminar los registros duplicados de miembros... (o quizás, podrías fusionarlos y empezar a usar el nuevo formato).

política de privacidad

Este proceso no registra ningún dato en nuestros servidores. No almacenamos tus credenciales de Xero ni tu token. Una vez finalizado el proceso, finalizamos la conexión con la aplicación.

Su informe de tesorería se almacenará solo temporalmente en nuestros servidores. En cuanto las facturas estén en Xero, lo cual sucede casi de inmediato, nuestro servidor eliminará automáticamente ese archivo. Si se produce algún error, el directorio de archivos se eliminará durante la noche.

Términos y condiciones

Esta aplicación ha sido proporcionada por Website World, como un servicio a la comunidad scout.

Esta aplicación es de uso exclusivo para administradores de Scouts de Nueva Zelanda que utilicen el informe del tesorero en el formato de MahiTahi. No utilice esta aplicación con otros archivos o formatos.

Desarrollador de aplicaciones

Esta aplicación fue creada por Reuben Jackson, uno de nuestros líderes en Hawke Group (Zona MoanaRua), y está alojada por Mundo webSi quieres alojar la página web de tu grupo de scouts, considera contactar con Website World. :-)