マヒタヒ財務担当者のファイルから Xero 請求書へのインポート

Xeroプロセスへのインポートを開始

これは何ですか？

私たちは、財務担当者レポートのデータ (Mahi Tahi から直接取得した CSV 形式) を使用して、Xero で請求書の下書きを自動的に作成するアプリを作成しました。

プロセス

1. 財務レポートをダウンロードする
2. 上記のスタートボタンを使用して、Xeroをカスタムアプリに接続します
3. コンピュータから会計報告書ファイルを選択してください
4. 各セクションのデフォルトの文言、会費、GL コードを入力します。
5. 送信すると、すべての請求書の下書きが Xero に保存され、変更を待つ状態になります。
6. その後、Xeroアカウントから切断され、アップロードしたファイルが削除されます。
7. 新しいメンバーがいる場合は、Xero でそのメンバーの請求書を調整して新しいメンバー料金を追加するか、期間に応じて比例配分する必要があります。
8. 割引対象のメンバーがいる場合は、Xero でそれらの請求書をクレジット/削除/調整する必要があります。
9. 弊社システムでは請求書を送信できません。Xeroにログインして請求書案を確認し、送信を承認してください。

より深い技術的考察

あなたにとっては、うまく機能しているシステムがあるかもしれませんし、重複するメンバーレコードを多数持ちたくないだろうということは理解しています... ですので、このまま読み進めてください。

請求書は、連絡先/顧客名として若者の名前で作成されます。例：「Smith - Jane」（例：Xero連絡先組織名）

連絡先レコードの名と姓は、親/保護者になります。例: 「Mary」と「Smith」(Mary はジェーンの母親)

スカウトの全国DB番号は連絡先アカウントIDに割り当てられます（存在しない場合）

Xeroの同期では、連絡先/顧客名またはアカウントIDのいずれかを使用して同期します。これは私たちのテストではうまく機能しているようです。また、メンバーのアカウントIDが存在しない場合には、IDが追加されるようです。名前の形式は、私たちのニーズに合わせて調整しました。2024年第3学期にテストを開始しました。

間違えた場合は、Xeroですべての請求書下書きを選択して削除し、やり直すことができます。ただし、重複したメンバーレコードを整理する必要があるかもしれません…（あるいは、それらを統合して新しい形式を使用することもできます）。

プライバシーポリシー

このプロセスでは、当社のサーバーには一切データが記録されません。Xeroの認証情報やトークンは保存されません。完了するとすぐに、アプリの接続が切断されます。

会計報告書は、当社のサーバーに一時的に保存されます。請求書がXeroにアップロードされ次第（ほぼ即時）、サーバーは自動的にそのファイルを削除します。エラーが発生した場合、ファイルのディレクトリは夜間に削除されます。

利用規約

このアプリは、スカウトコミュニティへのサービスとして Website World によって提供されています。

このアプリは、ニュージーランドのスカウト管理者がMahiTahiフォーマットの会計報告書を使用する場合にのみ使用できます。他のファイルやフォーマットでは使用しないでください。

アプリ開発者

このアプリは、Hawke Group（MoanaRua Zone）のリーダーの一人であるReuben Jacksonによって作成され、 ウェブサイトの世界スカウトウェブサイトをホストしたい場合は、Website World に問い合わせることを検討してください。 :-)