これは何ですか？
私たちは、財務担当者レポートのデータ (Mahi Tahi から直接取得した CSV 形式) を使用して、Xero で請求書の下書きを自動的に作成するアプリを作成しました。
プロセス
- 財務レポートをダウンロードする
- 上記のスタートボタンを使用して、Xeroをカスタムアプリに接続します
- コンピュータから会計報告書ファイルを選択してください
- 各セクションのデフォルトの文言、会費、GL コードを入力します。
- 送信すると、すべての請求書の下書きが Xero に保存され、変更を待つ状態になります。
- その後、Xeroアカウントから切断され、アップロードしたファイルが削除されます。
- 新しいメンバーがいる場合は、Xero でそのメンバーの請求書を調整して新しいメンバー料金を追加するか、期間に応じて比例配分する必要があります。
- 割引対象のメンバーがいる場合は、Xero でそれらの請求書をクレジット/削除/調整する必要があります。
- 弊社システムでは請求書を送信できません。Xeroにログインして請求書案を確認し、送信を承認してください。
より深い技術的考察
あなたにとっては、うまく機能しているシステムがあるかもしれませんし、重複するメンバーレコードを多数持ちたくないだろうということは理解しています... ですので、このまま読み進めてください。
請求書は、連絡先/顧客名として若者の名前で作成されます。例：「Smith - Jane」（例：Xero連絡先組織名）
連絡先レコードの名と姓は、親/保護者になります。例: 「Mary」と「Smith」(Mary はジェーンの母親)
スカウトの全国DB番号は連絡先アカウントIDに割り当てられます（存在しない場合）
Xeroの同期では、連絡先/顧客名またはアカウントIDのいずれかを使用して同期します。これは私たちのテストではうまく機能しているようです。また、メンバーのアカウントIDが存在しない場合には、IDが追加されるようです。名前の形式は、私たちのニーズに合わせて調整しました。2024年第3学期にテストを開始しました。
間違えた場合は、Xeroですべての請求書下書きを選択して削除し、やり直すことができます。ただし、重複したメンバーレコードを整理する必要があるかもしれません…（あるいは、それらを統合して新しい形式を使用することもできます）。
プライバシーポリシー
このプロセスでは、当社のサーバーには一切データが記録されません。Xeroの認証情報やトークンは保存されません。完了するとすぐに、アプリの接続が切断されます。
会計報告書は、当社のサーバーに一時的に保存されます。請求書がXeroにアップロードされ次第（ほぼ即時）、サーバーは自動的にそのファイルを削除します。エラーが発生した場合、ファイルのディレクトリは夜間に削除されます。
利用規約
このアプリは、スカウトコミュニティへのサービスとして Website World によって提供されています。
このアプリは、ニュージーランドのスカウト管理者がMahiTahiフォーマットの会計報告書を使用する場合にのみ使用できます。他のファイルやフォーマットでは使用しないでください。
アプリ開発者
このアプリは、Hawke Group（MoanaRua Zone）のリーダーの一人であるReuben Jacksonによって作成され、 ウェブサイトの世界スカウトウェブサイトをホストしたい場合は、Website World に問い合わせることを検討してください。 :-)
