Estructura organizativa de Hawke

Somos una organización de voluntarios

Todos los líderes en Hawke son voluntarios. Todos los líderes en los eventos zonales son voluntarios. La mayoría de los eventos de capacitación también son dirigidos por voluntarios.

Nuestro grupo es Hawke. Estamos divididos en secciones (por ejemplo, Keas, Lobatos, Scouts, Aventureros).

 

Nuestra zona es Moana Rua (que abarca el centro y oeste de Auckland e incluye scouts terrestres y aéreos).

También formamos parte de UNI SS (Todos los grupos de scouts marinos de la región norte de la Isla Norte).

Tarifas del período

Aproximadamente la mitad de nuestras cuotas trimestrales se pagan a la oficina nacional. A cambio, esta oficina nacional proporciona apoyo, servicios, capacitación y el sistema Mahitahi que utilizamos para gestionar eventos y riesgos. Es importante que los miembros salientes se retiren antes de la cuarta semana para evitar pagar la cuota trimestral completa.

El resto de la cuota trimestral cubre parte del presupuesto para actividades pequeñas, como noches de cocina, manualidades, etc. Otra parte se destina a insignias y libros. El resto cubre los demás gastos, como impuestos, electricidad y mantenimiento del local.

Estructura Hawke

- El líder del grupo y el líder adjunto trabajan en equipo para apoyar a los demás líderes, ayudar con los eventos del grupo, promover opciones de capacitación, gestionar las solicitudes de membresía y, en general, ser el primer punto de contacto para muchos asuntos relacionados con la gestión del salón y el mantenimiento de las embarcaciones.

- Los jefes de sección son los principales responsables de las comunicaciones de la sección, cargando el programa y los eventos en mahi tahi.

- Otros líderes de una sección pueden asumir roles clave en cuanto a logros (insignias), comunicaciones, organización de eventos nocturnos, etc.

Los ayudantes adultos cuentan con verificación policial y brindan ayuda adicional durante la noche y en los campamentos. Todas las familias deben contar con un adulto con verificación policial, especialmente si desean alojarse en campamentos.

- El comité se reúne mensualmente y toma decisiones importantes sobre la gestión de activos.

- Tesorero y contable - Gestión de nuestras cuentas y facturación de las cuotas trimestrales (varios voluntarios)

El intendente es responsable del equipo de acampada.

- El capitán de la embarcación es responsable de las embarcaciones y los remolques.

Gestión de secciones

Algunas secciones trabajan de forma más colaborativa con la participación de todos los padres, mientras que otras se basan más en la delegación de tareas por parte del equipo directivo principal. El funcionamiento y las actividades de cada sección son decisión de la propia sección.

Cada sección debería organizar una reunión de planificación cerca del final de cada trimestre para decidir el plan para el siguiente trimestre y quién puede colaborar como voluntario. Estas reuniones suelen ser informales, sociales y una oportunidad para que los adultos conecten sin la presencia de jóvenes.

Cualquier evento o sesión nocturna necesita al menos dos líderes; de lo contrario, no podrá llevarse a cabo. Incluso si solo te consideras un adulto colaborador, te pedimos que asumas el rol de líder para que podamos organizar las sesiones. Sería una lástima tener que cancelar una sesión cuando solo hay un líder y tres colaboradores disponibles.

Las secciones suelen participar en eventos zonales donde jóvenes de la misma edad se reúnen con otros de toda Auckland. Estos eventos a menudo se celebran en el campamento de Motu Moana o en otras sedes de los scouts.

Opciones de entrenamiento para adultos

Los scouts ofrecen increíbles oportunidades de formación para adultos. No veas la formación como una obligación. Puede ser muy divertido conectar con otros padres interesados en actividades al aire libre. Aprende primeros auxilios, supervivencia, senderismo y acampada, bienestar mental, etc. Y lo más importante, aprende a mantener a nuestros jóvenes seguros y a dirigir un programa atractivo. Asistir a tu primer evento de formación puede parecer un gran paso, hasta que llegas y descubres que todos son como tú. En general, los adultos han encontrado la formación amena y gratificante.

Nos gustaría que todas las secciones cargaran sus programas trimestrales en Mahitahi y registraran la asistencia. Esto ayuda a nuestros líderes y a Scouts NZ a saber qué ocurre en nuestro grupo. La asistencia es importante para la facturación de las membresías y para la contabilización de los logros para la obtención de insignias.

Respuestas a invitaciones a eventos a través de Mahi Tahi

Los eventos deben gestionarse en colaboración (mahitahi). Puede parecer laborioso al principio, pero este proceso garantiza el cumplimiento de las normas de los scouts, que exigen dos organizadores, contactos de emergencia, mitigación de riesgos y aprobación en caso de escalamiento. El proceso también asegura que las familias acepten los riesgos del evento y tengan la oportunidad de proporcionar el historial médico. Tener toda la información en un solo lugar nos ayuda en situaciones de emergencia (que pueden ocurrir). Mahitahi significa trabajar juntos. Este proceso requiere que los padres lean activamente los correos electrónicos y acepten o rechacen las invitaciones a participar. Por favor, respondan lo antes posible y no dejen ninguna invitación sin contestar, ya que esto nos ayuda a decidir si los eventos pueden llevarse a cabo. Siempre pueden cambiar de opinión.

¿Cómo puedes ayudar?

Hay muchas más maneras de ayudar. No necesitas ser un líder. Pregunta a tus líderes cómo puedes ayudar cualquier noche. O ordena el armario de recursos, limpia la cocina, saca la basura, ven a una jornada de trabajo comunitario y colabora.

Si deseas participar más activamente como voluntario adulto o ascender a líder, habla con los responsables de tu sección o grupo.

Comunicaciones formales e informales

Gestionar grupos de 20 a 30 jóvenes puede ser un reto. Los líderes pueden responder preguntas en persona o pueden consultar con otros padres por WhatsApp. Sin embargo, las comunicaciones importantes deben realizarse por correo electrónico o Mahitahi. La cancelación de la membresía debe hacerse por correo electrónico para que tengamos constancia de la solicitud, podamos actualizar la base de datos y evitar cargos adicionales. Es poco probable que estos pasos importantes se den en persona. La aceptación o el rechazo de eventos, justificantes médicos, etc., deben hacerse por Mahitahi. Nuestros líderes no recuerdan con exactitud lo que se habló en persona.