الهيكل التنظيمي لشركة هوك

نحن منظمة تطوعية

جميع القادة في هوك متطوعون. جميع القادة في فعاليات المنطقة متطوعون. كما يُدير متطوعون معظم الفعاليات التدريبية.

مجموعتنا هي هوك. نحن مقسمون إلى أقسام (مثل: كياس، أشبال، كشافة، مغامرون).

 

منطقتنا هي Moana Rua (تغطي وسط / غرب أوكلاند، وتشمل الكشافة البرية والكشافة الجوية)

نحن أيضًا جزء من UNI SS (جميع مجموعات الكشافة البحرية من منطقة جزيرة الشمال العليا)

رسوم الفصل الدراسي

يُدفع ما يقارب نصف رسوم الفصل الدراسي للمكتب الوطني. وفي المقابل، يُقدم هذا المكتب الدعم والخدمات والتدريب ونظام "ماهيتاهي" الذي نستخدمه لإدارة الفعاليات وإدارة المخاطر. من المهم أن يتقاعد الأعضاء المغادرون قبل الأسبوع الرابع لتجنب دفع رسوم الفصل الدراسي كاملةً.

يُغطي باقي رسوم الفصل الدراسي جزءًا من ميزانية الأنشطة الصغيرة، مثل أمسيات الطبخ والفنون والحرف اليدوية، إلخ. ويُخصص جزء من الميزانية لشراء الشارات والكتب. أما الباقي فيُغطي النفقات الأخرى، مثل رسوم التسجيل والكهرباء وصيانة القاعة.

هيكل هوك

- يعمل قائد المجموعة ومساعد قائد المجموعة كفريق واحد لدعم القادة الآخرين، للمساعدة في أحداث المجموعة، وتعزيز خيارات التدريب، وإدارة طلبات العضوية ويكونون بشكل عام أول من يتصل بالعديد من عناصر إدارة القاعة وصيانة القارب.

- قادة الأقسام هم الأشخاص الأساسيون المسؤولون عن اتصالات القسم، وتحميل البرنامج والأحداث على الموقع.

- قد يتولى قادة آخرون في القسم أدوارًا رئيسية للإنجازات (الشعارات)، والاتصالات، وإدارة الليالي، وما إلى ذلك.

- يخضع المساعدون البالغون لفحص الشرطة، ويقدمون مساعدة إضافية ليلاً وفي المخيمات. ينبغي على جميع العائلات أن يكون لديها شخص بالغ واحد يخضع لفحص الشرطة، خاصةً إذا كانوا يرغبون في الإقامة في المخيمات.

- تجتمع اللجنة شهريًا وتتخذ قرارات كبيرة بشأن إدارة الأصول.

- أمين الصندوق والمحاسب - إدارة حساباتنا وفواتير الرسوم الدراسية (متطوعون متعددون)

- المسؤول عن معدات التخييم هو المسؤول

- قائد القارب هو المسؤول عن القوارب والمقطورات.

إدارة القسم

بعض الأقسام تعمل بتعاون أكبر مع جميع أولياء الأمور المعنيين، بينما يعمل بعضها الآخر بتفويض من فريق القيادة الأساسي. أما كيفية إدارة القسم والأنشطة التي يقوم بها، فيعود قرارها إليه.

ينبغي أن يُقيم القسم أمسية تخطيط قرب نهاية كل فصل دراسي لتحديد خطته للفصل الدراسي القادم، ومن يمكنه التطوع للمساعدة في تحقيقها. غالبًا ما تكون أمسيات التخطيط غير رسمية واجتماعية، وتُتيح فرصةً للكبار للتواصل دون عناء الشباب.

أي فعالية أو ليلة قسم تتطلب قائدين على الأقل، وإلا فلن تُقام. حتى لو كنتَ مجرد مساعد بالغ، يُرجى الترقية إلى منصب قائد، حتى نتمكن من مساعدة الليالي على الاستمرار. سيكون من المؤسف إلغاء ليلة بوجود قائد واحد وثلاثة مساعدين مؤهلين.

غالبًا ما تشارك الأقسام في فعاليات المنطقة، حيث يتواصل أفراد الفئة العمرية نفسها مع آخرين من جميع أنحاء أوكلاند. غالبًا ما تُقام هذه الفعاليات في مخيم موتو موانا، أو في أوكار مجموعات الكشافة الأخرى.

خيارات التدريب للبالغين

هناك فرص تدريب رائعة للبالغين من خلال الكشافة. لا تعتبروا التدريب مهمة شاقة. من الممتع جدًا التواصل مع أولياء أمور آخرين مهتمين بالأنشطة الخارجية. تعلموا الإسعافات الأولية، والبقاء على قيد الحياة، ومهارات المشي والتخييم، والصحة النفسية، وغيرها. والأهم من ذلك، تعلموا كيفية الحفاظ على سلامة شبابنا وإدارة برنامج شيق. قد تشعرون بخطوات كبيرة لحضور أول فعالية تدريبية، إلى أن تصلوا وتكتشفوا أن الجميع مثلكم. بشكل عام، يجد البالغون التدريب ممتعًا ومجزيًا.

ننصح جميع الأقسام بتحميل برامجها الفصلية في الماهيتاي، وتسجيل الحضور. هذا يُساعد قيادتنا وكشافة نيوزيلندا على معرفة ما يحدث في مجموعتنا. الحضور مهم لإصدار فواتير العضوية، وللنظر في الإنجازات التي تُحقق الحصول على الشارات.

ردود دعوة الحدث عبر ماهي تاهي

يجب إدارة الفعاليات باستخدام نظام "ماهيتاهي". قد يبدو الأمر متعبًا في البداية، لكن هذه العملية تُطبّق قواعد الكشافة التي تتطلب وجود منظمين اثنين، ومسؤولي اتصال في حالات الطوارئ، وتدابير للحد من المخاطر، وموافقة على التصعيد. كما تضمن هذه العملية موافقة العائلات على مخاطر الفعالية، وإتاحة الفرصة لهم لتقديم سجلاتهم الطبية. جميع المعلومات في مكان واحد تساعدنا في حالات الطوارئ (التي قد تحدث). "ماهيتاهي" يعني العمل معًا. تتطلب هذه العملية من أولياء الأمور قراءة رسائل البريد الإلكتروني بنشاط وقبول أو رفض دعوات المشاركة. يُرجى الرد في أقرب وقت ممكن، وعدم ترك أي دعوة دون رد، فهذا يساعدنا في اتخاذ قرار بشأن إمكانية إقامة الفعاليات. يمكنك دائمًا تغيير رأيك.

كيف يمكنك المساعدة؟

هناك طرقٌ أخرى كثيرة للمساعدة. لستَ بحاجةٍ لأن تكون قائدًا. اسأل قادتك كيف يمكنك المساعدة في أي ليلة. أو رتّب خزانة الموارد، أو نظّف المطبخ، أو أخرج صناديق القمامة، أو انضمّ إلى نحلة عمل واصطد سمك الماهي.

إذا كنت ترغب في أن تصبح مساعدًا بالغًا أكثر نشاطًا أو ترقية حالتك إلى قائد، فيرجى التحدث إلى قادة القسم أو قادة المجموعة.

الاتصالات الرسمية وغير الرسمية

قد يكون التعامل مع الشباب الذين تتراوح أعمارهم بين 20 و30 عامًا أمرًا صعبًا. يمكن للقادة الإجابة على الأسئلة شخصيًا، أو يمكنك طرحها على أولياء الأمور الآخرين عبر واتساب. مع ذلك، يجب أن تتم المراسلات المهمة عبر البريد الإلكتروني أو تطبيق "ماهيتاهي". يجب أن يتم إلغاء العضوية عبر البريد الإلكتروني، حتى نتمكن من تسجيل الطلب، وتحديث قاعدة البيانات، وتجنب إرسال فواتير إليك. من غير المرجح أن تتم هذه الخطوات المهمة في المحادثات المباشرة. يجب أن يتم قبول أو رفض الفعاليات والتقارير الطبية، وما إلى ذلك، عبر تطبيق "ماهيتاهي". لا يمتلك قادتنا ذاكرة دقيقة لما تمت مناقشته شخصيًا.